Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

1. Worum es hier geht

Wenn Sie ImmoArchiv nutzen, geben Sie Daten Ihrer Mieter ein (z. B. Name, Kontaktdaten, Mietvertrag, Mängelmeldungen). Rechtlich sind Sie als Vermieter:in der „Verantwortliche" für diese Daten Ihrer Mieter (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). ImmoArchiv verarbeitet diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und ist damit „Auftragsverarbeiter" (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Für diese Konstellation schreibt Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag vor – das ist dieses Dokument. Mit der Nutzung von ImmoArchiv zur Verwaltung von Mieterdaten kommt dieser Vertrag zwischen Ihnen (Verantwortlicher) und uns (Auftragsverarbeiter) zustande.

2. Vertragsparteien

Verantwortlicher: Sie als registrierter Nutzer / registrierte Nutzerin von ImmoArchiv.
Auftragsverarbeiter:
Artur Kraus
Buchenweg 20, 34621 Frielendorf
arturkraus2212@gmail.com

3. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand ist die Bereitstellung der Software ImmoArchiv zur Verwaltung von Immobilien, Mietverhältnissen und damit zusammenhängenden Vorgängen (Mängel, Nebenkosten, Zahlungen). Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer Ihres Nutzungsverhältnisses mit ImmoArchiv (Bestehen Ihres Kontos).

4. Art und Zweck der Verarbeitung

Speicherung, Anzeige, Änderung und Löschung der von Ihnen eingegebenen Mieterdaten innerhalb der App, ausschließlich zu dem Zweck, Ihnen die Verwaltungsfunktionen von ImmoArchiv bereitzustellen. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters findet nicht statt.

5. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen

Betroffene Personen: Ihre Mieter:innen sowie ggf. weitere im Mietverhältnis genannte Kontaktpersonen.
Datenarten: Name, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Mietvertragsdaten (Mietbeginn/-ende, Kaltmiete, Nebenkosten, Kaution), Mängelmeldungen inkl. Fotos, sowie ggf. hochgeladene Dokumente (z. B. Mietvertrag).

6. Pflichten des Auftragsverarbeiters

• Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen (Ihre Eingaben in der App)
• Gewährleistung, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind
• Ergreifen der nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (siehe Punkt 8)
• Unterstützung bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung) sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit zumutbar
• Meldung von Datenschutzverletzungen (Art. 33 DSGVO) an den Verantwortlichen unverzüglich nach Bekanntwerden
• Löschung oder Rückgabe aller Daten nach Ende der Nutzung, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Zugriff auf Ihre Daten zu Support-Zwecken ausschließlich auf Ihre eigene Veranlassung (z. B. bei einer Support-Anfrage) oder soweit zur Fehlerbehebung im Betrieb der Software technisch erforderlich

7. Weisungsrecht

Der Verantwortliche erteilt Weisungen grundsätzlich durch die bestimmungsgemäße Nutzung der Software (Eingabe, Änderung, Löschung von Daten über die Benutzeroberfläche). Darüberhinausgehende Weisungen bedürfen der Textform (z. B. E-Mail) an die in Punkt 2 genannte Kontaktadresse.

8. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS) zwischen Endgerät und Server
• Zugriffskontrolle je Nutzerkonto durch Authentifizierung und Datenbank-Zugriffsregeln (Row Level Security), sodass jede Nutzerin/jeder Nutzer ausschließlich die eigenen Daten einsehen kann
• Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt/gehasht gespeichert
• Regelmäßige Backups durch den Hosting-Unterauftragsverarbeiter
• Speicherung in Rechenzentren mit dokumentierten Sicherheitsmaßnahmen (siehe Punkt 9)

9. Unterauftragsverarbeiter

Der Auftragsverarbeiter setzt zur Erbringung der Leistung folgenden Unterauftragsverarbeiter ein:

• Supabase, Inc. – Hosting, Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicherung. Gewählter Datenbank-Serverstandort: eu-west-1 (Irland, EU). Mit Supabase besteht ein eigener Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement, siehe supabase.com/legal/dpa).
• Vercel Inc. – Hosting/Auslieferung der Web-Anwendung.
• Resend – Versand von Transaktions-E-Mails (Bestätigungs-, Passwort-Reset- und Benachrichtigungs-E-Mails).

Bei diesen Anbietern kann eine Verarbeitung teilweise auch außerhalb der EU stattfinden; in diesem Fall stellen wir geeignete Garantien sicher (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO).

Der Verantwortliche stimmt dem Einsatz dieser Unterauftragsverarbeiter zu. Über den Wechsel oder die Hinzuziehung weiterer Unterauftragsverarbeiter wird der Verantwortliche vorab informiert und kann innerhalb einer angemessenen Frist widersprechen. Sofern Sie den optionalen KI-Assistenten mit eigenem API-Schlüssel aktivieren, übermitteln Sie die dabei ausgewählten Portfoliodaten selbst und auf eigene Veranlassung an Anthropic PBC – insoweit wird Anthropic nicht als Unterauftragsverarbeiter dieses Vertrags tätig, siehe hierzu Punkt 6 der Datenschutzerklärung.

10. Kontrollrechte

Der Verantwortliche hat das Recht, sich von der Einhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten Pflichten des Auftragsverarbeiters zu überzeugen, insbesondere durch Einholung von Auskünften. Der Auftragsverarbeiter stellt hierfür auf Anfrage die notwendigen Informationen bereit.

11. Löschung nach Vertragsende

Mit Löschung Ihres Kontos werden alle in ImmoArchiv gespeicherten Daten – einschließlich der Mieterdaten – unwiderruflich gelöscht (siehe Datenschutzerklärung, Punkt 9 und 10). Eine Rückgabe der Daten vor Löschung ist über den Export-/Auskunftsweg möglich, sofern Sie dies wünschen.

12. Haftung

Es gelten die gesetzlichen Haftungsregelungen der DSGVO (Art. 82 DSGVO) sowie ergänzend die Haftungsregelungen der Nutzungsbedingungen von ImmoArchiv.